Eigenlijk willen we allemaal hetzelfde

Rust en regelmaat dankzij de ROOSTERbeter methodiek

Bovenstaand motto vormt voor veel scholen en ook voor Nova College de kern van de strategische plannen. In praktijk werd de student bij het roosteren van onderwijs niet altijd centraal gesteld. Nova College Planetenlaan wilde hier graag verandering in brengen en startte onder begeleiding van John Verver van UPD een ROOSTERbeter project. Het project startte met de vraag: wat vinden we belangrijk in een rooster? Deze vraag werd zowel aan docenten, de roostermaker en studenten gesteld. Wat bleek? Alle partijen wilden een stabiel rooster dat tijdig bekend was met niet teveel tussenuren. Steeds meer studenten moeten werken om hun studie te betalen. Een steeds wisselend rooster maakt dat lastig. Docenten die kort vooraf te horen krijgen dat lessen verschoven worden, ervaren werkdruk doordat de voorbereiding daardoor in het geding kan komen. Dit komt uiteraard de kwaliteit van de lessen niet ten goede. De roostermaker heeft bij iedere wijziging een hele berg werk te verwerken, want één simpele wijziging heeft soms invloed op tien andere lessen. Door hierover met elkaar in gesprek te gaan ontstond er breed draagvlak om de problematiek voor eens en altijd aan te pakken.

Hoe is die aanpak geweest?

Eerst heeft een werkgroep bestaande uit docenten, teamleiding en de roostermaker in een periode van drie maanden geanalyseerd waarom het niet lukt om een tijdig, stabiel en compact rooster voor een periode van 10 weken te realiseren. Tijdens deze analyse is gebruik gemaakt van data (bijvoorbeeld aantal roosterwijzigingen, klachten over het rooster) en daarnaast van de kennis en ervaring van de medewerkers (welke oorzaken zijn er te benoemen, hoe ernstig zijn ze en hoe frequent komen ze voor?). Resultaat van deze gezamenlijke analyse was een gedragen verbeterplan om de roosterproblematiek op te lossen. Dit verbeterplan is vervolgens in uitvoering gebracht.

Diverse studenten uit een klas die ik bezocht, moeten na schooltijd werken om de eigen studie te kunnen betalen. Enkelen van hen vertelden me dat ze bijna ontslagen zijn door hun werkgever, omdat de roosters wekelijks veranderden. Het nakomen van afspraken met de werkgever werd daardoor namelijk ernstig belemmerd.

—Ed van den Berg, College van Bestuur Nova College

Wat is het resultaat van jullie inspanningen?

De roosterproblemen zijn sterk verminderd. Er is nu sprake van een compact en gelijkmatig rooster (6 of 7 uur per dag). Daarnaast is het aantal wijzigingen aanzienlijk teruggedrongen. De tijdigheid van het rooster (twee weken voor aanvang periode gereed) moet nog verder verbeterd worden. De acties die hier een bijdrage aan leveren lopen tot de zomer van 2016.

Wat merken de studenten hier van?

De studenten ervaren al deze verbeteringen natuurlijk als zeer positief! Het project heeft rust gebracht dus ook het team en de roostermaker zijn erg blij met de verbeteringen die we gezamenlijk vanuit het ROOSTERbeter project hebben gerealiseerd. Ed van den Berg College van bestuur Nova College